کتاب مدیریت دانش: ابزارهای سیستم مدیریت دانش و پرتال‌ها

کتاب مدیریت دانش: ابزارهای سیستم مدیریت دانش و پرتال‌ها نوشتۀ الیاس م. عوض و حسن م. غزیری، روش‌های دستیابی به دانش در سازمان‌ها و نحوۀ مدیریت کارکنان در این حیطه را بررسی می‌کند.

مطالعۀ شبکه‌های دانش با مدیریت دانش در ارتباط است؛ در این مفهوم که به سازمان همچون پیکرۀ دانش می‌نگرد و کارکنان حاملان دانش در تخصص‌های خود هستند. اجرای دانش توانایی‌های سازمانی را بنا می‌کند. دانش از تبادل اجتماعی در داخل و میان سازمان‌ها ساخته می‌شود. این زمانی تبدیل به یک مورد خاص می‌شود که به سازمان‌ها به عنوان جزئی از جامعۀ جهانی نگاه شود.

این کتاب به عنوان بخش چهارم از مجموعۀ مدیریت دانش (Knowledg Management)، به بررسی ابزارهای مدیریت دانش و پرتال‌ها شامل ایجاد وبلاگ، و کافه‌های دانش، شبکه‌های اجتماعی و هوش اجتماعی، مفاهیم داده‌کاوی، پرتال‌ها، فن‌آوری پرتال‌های اجتماعی و کافه‌های دانش می‌پردازد.

الیاس م. عوض (Elias M. Awad) و حسن م. غزیری (Hassan M. Ghaziri)، نویسندگان این کتاب معتقدند که در مطالعه شبکه‌های دانش، شناخت نقش مهمی بازی می‌کند. به عنوان مثال، اگر همکار شما چنین فکر کند که شما دوستی در رده‌های بالای سازمان دارید، این تأثیر را بر او دارد که شما می‌توانید نقش مهمی بازی کنید. مردم با مشاهدۀ دیگران می‌آموزند که در حلقۀ آن‌ها و در خارج از آن چه کسی دوست چه کسی است. آن‌ها تمایل دارند که رفتار دوستانه میان افراد آن گونه که رد و بدل می‌شود را با این انتظار ببینند که موفقیت، موفقیت می‌آورد.

یکی از اثرات جانبی شبکه‌های دانش یک نوع متفاوت شبکه به نام دسته یا گروه است. دسته‌های سه نفره یا بزرگ‌تر که در سازمان مورد فراموشی قرار گرفته‌اند مشهور است که برای خود شبکه‌های غیر رسمی تشکیل می‌دهند و با فرد دیگری به جز خودشان دارای پیوند نیستند. به عبارت دیگر، پیامد جانبی دوست نداشتن محیطی است که در آن کار می‌کنند. دوست داشتن همدیگر بیشتر از دوست داشتن دیگران در محیط کار است. این می‌تواند یک مسئله باشد به خصوص زمانی که بحث به تبادل دانش می‌رسد، به این خاطر که دانش خاصی به صورت ملک شخصی در می‌آید در حالی که دانش مذکور باید در دسترس دیگرانی هم که در سازمان هستند قرار گیرد.

در بخشی از کتاب مدیریت دانش: ابزارهای سیستم مدیریت دانش و پرتال‌ها می‌خوانیم:

مدیریت محتوا یکپارچه‌سازی اطلاعات از منابع پراکنده را پشتیبانی می‌کند. به کاربران مجاز اجاره می‌دهد محتوی را ویرایش کنند و کار صحیح را با کمک هم انجام دهند (همکاری). سوابق این که محتوا چگونه تغییر کرده ‌است را ردیابی و نگهداری می‌کند (نسخه‌برداری)، مانع از دستکاری افراد غیر مجاز می‌شود (امنیت)، آن را در قالب درست نمایش می‌دهد (کلیشه‌بندی)، و اجازه می‌دهد برای افراد مختلف به صورت‌های متفاوت نمایش داده شود (شخصی‌سازی).

ویژگی منحصر بفرد مدیریت محتوا شیوه‌ای است که مدارک تجزیه و تحلیل، نگهداری، و گروه‌بندی می‌شوند. بعد از این که مدارک گردآوری شد تجزیه و تحلیل می‌شوند تا محتوی آن‌ها برای بازیابی برخط موجود باشد. سیستم‌ها نوعا محتوی مدرک را تجزیه و تحلیل کرده و نتایج را برای پیاده‌سازی اثربخش توسط کاربر انبار می‌کنند.

بدین خاطر که مجموعه مدارک ثابت نیست، درگاه‌ها باید برخوردار از نوعی رده‌بندی یا هستی‌شناسی برای نگهداری باشند. با افزایش مدارک جدید، آن‌ها در مکان‌های مناسب در اختیار هستی‌شناسی قرار می‌گیرند. با رشد خوشه‌ها، ممکن است لازم باشد که آن‌ها را تقسیم فرعی کرد یا مدارک را از یک خوشه به خوشه دیگر منتقل کرد. مدیر درگاه با استفاده از ویرایشگر هستی‌شناسی پیشنهادهای مذکور را نظارت و اجرا می‌کند و به صورت ادواری مناسب بودن هستی‌شناسی موجود و مدارک درون آن را ارزیابی می‌کند.