کتاب هنر ارتباط موفق در کسب‌ و‌ کار

کتاب هنر ارتباط موفق در کسب‌ و‌ کار نوشته‌ی پاتریک فورسایت و فرانسس کی، به ارائه مشکلات ارتباطی پرداخته و بیان می‌کند که چگونه می‌توان بر این دشواری‌ها فائق آمد و مهارت برقراری ارتباط در حوزه‌های تخصصی، مثل ارائه‌ی یک طرح به جمعی خاص، یا نوشتن یک گزارش با هدفی مشخص را فرا گرفت.

در کتاب هنر ارتباط موفق در کسب‌ و‌ کار (The art of successful business communication) شما با فرصت‌هایی که به‌ واسطه‌ی دانستن هنر ارتباطات موفق کاری در اختیارتان قرار می‌گیرد آشنا خواهید شد. این اثر یک ساختار منطقی و معقول دارد و برای هر فرد با هر مقام، مسئولیت و درجه‌ی کاری مفید و قابل‌ استفاده است.

فردی که هنر ارتباطات موفق کاری را به‌ خوبی فراگرفته‌ باشد، می‌تواند بر تصمیم‌های دیگران تأثیر بگذارد، عقاید افراد را عوض‌کند، آن‌ها را به انجام کاری خاص ترغیب کند، و در حین انجام همه‌ی این کارها، به ساختن یک تصویر خوب از خود و بهینه‌‌سازی شهرت خویش بپردازد. فن ارتباط، یکی از مهارت‌های کاری است، که به اقتضای ماهیّت هر شغل، می‌تواند بسیار تأثیرگذار و ضروری باشد.

همانطور که پاتریک فورسایت (Patrick Forsyth) فرانسس کی (Frances Kay) در مقدمۀ کتاب بیان می‌کنند:

ما انسان‌ها اکثر زمان خود را به برقراری ارتباط با دیگران اختصاص‌ می‌دهیم، که ارتباط در محل کار نیز از این قاعده مستثنی نیست. این نوع از ارتباطِ کاری اصولاً آن‌‌قدر آسان و بی‌دردسر است که حتی به ندرت در موردش فکر‌ می‌کنیم. مسائلی که در حیطه‌ی ارتباطِ کاری قرار می‌گیرند، به موضوعاتی از این ‌دست می‌پردازند: پرسیدن زمان ارسال یک محموله از پستچی؛ درخواست افزایش حقوق؛ ارائه‌ی یک طرح جدید به هیئت‌ مدیره؛ یا نوشتن گزارشی که قرار است توسط شخص دیگری خوانده‌ شده و روی روال کاری شما تأثیر‌ بگذارد.

واقعیت این است که به غیر از مثال اول، یعنی پرسیدن زمان ارسال یک محموله از پستچی، که کار ساده‌ای است، انجام‌ دادن بقیه‌ی کارهای مذکور واقعاً سخت است، و اگر به درستی انجام نشود، به مشکلات متعددی ختم‌ خواهد شد. در اکثر مواقع، اگر اندکی به صحبت‌هایی که در محل کار می‌شود دقت کنید، نتایج مخرب ضعف در ارتباطات کاری را در عباراتی مثل عبارات زیر به‌ وضوح خواهید دید:

- "راستش را بخواهید، من فکر کردم منظور شما این بود که..."
- "باید واضح‌تر بیان می‌کردید، مثلاً می‌گفتید..."
- "چی؟ متوجه نمی‌شوم!"

به همین دلیل است که اگر نتوانید منظورتان را به درستی در یک جلسه‌ی کاری بیان کنید، یا جلسه‌ی ارائه‌ی طرح یا محصولی خاص را به شکلی کُند، راکد و بی‌احساس برگزار کنید، اوضاع به ‌ضررتان تمام خواهد شد.

در بخشی از کتاب هنر ارتباط موفق در کسب‌ و‌ کار می‌خوانیم:

تصویری که دیگران از شما در ذهن‌شان دارند بر شیوه‌ی برقراری ارتباط آن‌ها با شما و عمل به محتوای این ارتباط تأثیر دارد. فهمیدن اینکه چگونه افراد نسبت به یک‌ دیگر دیدگاه‌های مختلفی پیدا‌ می‌کنند (مثلاً نحوه‌ی شکل‌گیری نظر کارمندان یک شرکت نسب به سایر همکاران خود) کمی پیچیده است. عوامل متعددی بر تصویری که از کسی در ذهن دیگری شکل‌ می‌گیرد تأثیرگذار هستند؛ عواملی مثل: طبع و شخصیت فرد؛ توانایی، تخصص و تجربه‌ی او؛ جنبه‌های مختلف شیوه‌ی مدیریتیِ فرد؛ و میزان موفقیت و نتایجی که به‌ دست ‌آورده‌ است. حتی ظاهر افراد نیز به عنوان یک عاملِ تعیین کننده تلقی ‌می‌شود.

قطعاً، یکی از عوامل مهم دیگر سبک‌ و سیاقِ ارتباطی افراد است. برای مثال، تصور کنید مدیری را که هرگز وقتش را به تعامل با دیگران، مخصوصاً مشاوره‌ دادن به آن‌ها اختصاص نمی‌دهد؛ تمام صحبت‌هایش مختصر است؛ و یادداشت‌هایی که برای کارمندانش می‌گذارد از یک خط تجاوز نمی‌کند. چنین مدیری به‌ ندرت نزد دیگران محترم و محبوب است. نوع دیگر، که به‌ ندرت احترام و علاقه‌ی کارمندانش را جلب‌ می‌کند، مدیری است که همیشه در تصمیمات خود دچار شک و تردید است؛ چنین مدیری فاقد توانایی لازم برای تعیین راه‌بردها و اهداف مشخص و صریح است.

پس، گاه ممکن‌ است مشکل از محتوای پیام نباشد؛ بلکه، ضعف در سبک‌ و سیاقِ ارتباطی افراد، ممکن است باور و تصویر مثبتی که دیگران درباره‌ی آن‌ها دارند را کم‌ رنگ کند. این جنبه از فرآیند تصویرسازی ممکن است با شدت بیش‌تری رو به زوال برود، اگر با ضعف در مهارت‌های ارسال پیام همراه شود. برای مثال، اگر مدیر یک سازمان به بی‌کفایتی در زمینه‌هایی مثل برگزاری جلسات، ارائه‌ی طرح‌های کاری، و نوشتن گزارش مشهور باشد، هیچ‌کدام از کارمندان، پیامش را جدی نخواهند گرفت. زیرا، این‌گونه پیام مطمئاً مملو از زیاده‌گویی، تکرار بیهوده، سخنان درشت، و ساختار پیچیده و غیرقابل فهم خواهد بود. به همین نحو، برخی شیوه‌های ارسال پیام مورد ‌استقبال شنونده قرار‌ نمی‌گیرند. زمانی‌ که پیامی خوب به شیوه‌ای بد بیان می‌شود، شنونده نخواهد گفت: "چه ایده‌های خوبی!‌ ای کاش شیوه‌ی بیانش بهتر می‌بود!" بلکه، به احتمال زیاد، شنونده خواهد گفت: "چه ارائه‌ی ناقصی! شرط می‌بندم ایده‌های طرح شده نیز چنگی به دل نمی‌زدند!"