کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی

کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی، به صاحب هر کسب‌وکاری، خواه کوچک باشد و خواه بزرگ، اهمیت بایگانی را یادآور می‌شود و مدیران را در مسیر ایجاد یک سیستم درست بایگانی راهنمایی می‌کند. محمدرضا شمشیرگر و آفرین محمدحسینی مولفین این اثر هستند.

درباره‌ی کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی

لازمه‌ی دوام هر کسب‌وکاری، نظم و پایبندی به نظم است. این امر می‌تواند کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ را به موفقیت برساند و آن‌ها را از خطر نابودی نجات دهد. مدیریت و بایگانی اسناد، از حیاتی‌ترین نکاتی‌ست که باید در هر کسب‌وکاری جدی گرفته شود تا دوام تجارت را تضمین کند. بر خلاف تصور بسیاری از افراد، این موضوع تنها مربوط به سازمان‌ها و ادارات بزرگ نیست. هر مدیری باید با در نظر گرفتن ضرورت بایگانی صحیح و یادگیری و دنبال کردن اصول آن، از کسب‌وکار خود و اسرار آن محافظت کند. کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی از محمدرضا شمشیرگر و آفرین محمدحسینی، از بهترین و جامع‌ترین منابع راهنما در این زمینه است که ناجی مدیران خواهد بود و به آن‌ها کمک خواهد کرد تا یک سیستم بایگانی دقیق ایجاد کنند و یا سیستم موجود را ارتقا دهند و بهبود بخشند.

مولفینْ اثر خود را با ارائه‌ی اصول اولیه‌ی بایگانی و مدیریت اسناد آغاز کرده‌اند و از ضرورت‌های این امر و فواید دنبال کردن آن به صورت حرفه‌ای می‌گویند. دومین فصل از کتاب، به معرفی انواع اسناد و پرونده‌ها پرداخته و اهمیت هریک از آن‌ها را توضیح می‌دهد. مولفین معتقدند روش‌های بایگانی مهم‌تر از ابزارهای آن هستند، پس یک فصل را به انواع روش‌های بایگانی اختصاص داده‌اند و نظام‌های بایگانی و عوامل موثر در انتخاب آن، روش‌های بایگانی اسناد و روش‌های کدگذاری را در فصل سوم مورد بررسی قرار می‌دهند. فصل چهارم کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی نیز، از بایگانی سنتی مبتنی بر کاغذ می‌گوید و امکانات و ابزار موردنیاز برای آن را برمی‌شمرد.

بعد از پرداختن به بایگانی سنتی، نوبت به بایگانی دیجیتال می‌رسد و ابزار بایگانی دیجیتال، اسکن مدارک، نسخه‌ی پشتیبان اطلاعات و امنیت الکترونیک، مباحثی هستند که در این فصل به آن‌ها پرداخته می‌شود. طبقه‌بندی امنیتی اسناد و اصول نگهداری آن‌ها نیز در این اثر مورد بررسی قرار گرفته و انواع اسناد طبقه‌بندی‌شده، کنترل آن‌ها، نکات ثبت و حفاظت از اسناد محرمانه و چرخه‌ی حیات آن‌ها نیز تشریح می‌گردند. آخرین فصل از کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی هم به قوانین ناظر بر بایگانی اختصاص داده شده و به‌صورت کامل، هر قانون را با ریزجزئیات مربوط به آن ذکر می‌کند. این اثر، یک راهنمای آموزشی جامع و کامل برای فعالان این حوزه است و توسط موسسه‌ی فرهنگی هنری دیباگران تهران به چاپ رسیده و در اختیار علاقه‌مندان قرار گرفته است.

کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی برای چه کسانی مناسب است؟

مطالعه‌ی این اثر را به مدیران کسب‌وکارها و تمام فعالان حوزه‌ی بایگانی، به‌خصوص افراد تازه‌کار، پیشنهاد می‌کنیم.

در بخشی از کتاب مدیریت اسناد و دانش بایگانی می‌خوانیم

هنگامی‌که اهداف بایگانی خود را شناختید و مشخص کردید چه کسانی بازیگران اصلی این سیستم هستند، در این مرحله لازم است نسبت به اجرای برنامه نگه‌داری اسناد خود اقدام نمایید.

در ابتدا، لازم است اسناد اصلی و دائمی مانند اظهارنامه مالی سالانه و اسناد پرسنلی را نگه دارید، اما تقریباً هر سند دیگری بیش از 10 سال عمر نمی‌کند و می‌توانید نسبت به سایر اسناد تصمیم‌گیری کنید.

همچنین، تمام اسنادی را که نیازی به بایگانی ندارند یا هرگز به‌طور دائم ذخیره نمی‌شوند در این مرحله امحاء کنید. به‌عنوان مثال نامه‌های تبلیغاتی، کاتالوگ‌های فروشندگان و کپی تکراری از اسناد و...

در انتهای این مرحله، باید شاهد یک بایگانی اولیه با مجموعه‌ای از اسناد با قابلیت نگه‌داری باشیم