کتاب ابزارهای گزارش دهی عملکرد و خاتمه پروژه: با رویکرد مدیریت دانش پروژه

کتاب ابزارهای گزارش دهی عملکرد و خاتمه پروژه: با رویکرد مدیریت دانش پروژه نوشته علی رشیدی و رضا حمزه‌پور، به مدیریت طرح و داده‌پردازی و همچنین مدیریت دانش در سازمان‌های مختلف می‌پردازد.

گزارش­دهی عملکرد پروژه یکی از مهم‌­ترین و ضروری­ترین فعالیت­‌هایی است که در سازمان­‌ها انجام می­‌شود. این فعالیت در مورد تمامی سازمان­‌ها اعم از تولیدی، پروژه‌محور، خدماتی و... صورت می­‌گیرد. اما این­ کار در سازمان­‌های پروژه‌محور به­ دلیل ماهیت پروژه‌­ها، اهمیت دوچندانی دارد. گزارش‌­دهی عملکرد از ابتدا تا انتهای پروژه و حتی بعد از خاتمه آن نیز ادامه دارد. هدف نهایی از این ­­کار، مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب است و این امکان را برای مدیران پروژه و سازمان فراهم می‌­آورد تا با استفاده از آن به بررسی راه‌­حل‌هایی برای برطرف نمودن مشکلات و موانع پیش روی پروژه‌­ها بپردازند.

دانش، امروزه به ­عنوان مهم‌ترین دارایی سازمان­‌ها تلقی می‌­شود؛ که نقش آن در سازمان­‌های پروژه‌محور حائز اهمیت خواهد بود. بنابراین مدیریت دانش بیش از پیش اهمیت دارد. در کتاب ابزارهای گزارش‌دهی عملکرد و خاتمه پروژه (Performance Reporting and Project Closure Tools) سعی بر آن شده است ابزارهای گزارش‌­دهی عملکرد در حین پروژه و به خصوص در انتهای پروژه و خاتمه آن مورد بررسی قرار گیرد و این بررسی همراه با رویکرد مدیریت دانش باشد. در این راستا سعی شده است که پس از بررسی مفاهیم یاد شده که در پیوند با تجارب ارزشمند سازمانی است، ثبت و تبدیل به دانش و مدیریت آن، به همراه یک مثال واقعی مورد بررسی قرار ­گیرد.

در بخشی از کتاب ابزارهای گزارش‌دهی عملکرد و خاتمه پروژه می‌خوانیم:

سازمان‌های پروژه محور از جمله شرکت‌های پیمانکاری همواره متأثر از پروژه‌هایشان مدیریت می‌شوند و حیاتشان وابسته به آن‌ها است. در این سازمان‌ها ماهیت غیر‌قابل پیش‌بینی و غیر تکراری (موقتی بودن) فعالیت‌های پروژه و همچنین پیچیدگی زیاد موجود در اکثر پروژه‌ها امکان وقوع خطا در نحوۀ انجام فعالیت‌ها را افزایش می‌دهد. کسب تجارب اندوخته شده از پروژه‌های پیشین به عنوان درس‌آموخته‌های آن پروژه‌ها و انتشار آن در میان افراد پروژه امکان یادگیری سازمانی را فراهم کرده و می‌تواند به عنوان راهکاری برای پیش‌گیری از تکرار اشتباهات و استفاده از راه حل‌های مفید در پروژه باشد. از آن‌جا که موقتی بودن، یکی از ویژگی‌های اصلی یک پروژه به شمار می‌رود، سازمان پروژه محور نیز سازمانی موقتی به شمار می‌رود؛ و لذا سازمان پروژه محور نیاز غیرقابل انکاری به حفظ سرمایه‌های دانشی حاصل از اجرای پروژه‌ها دارد. علاوه‌بر این، فرهنگ تغییرات و نقل و انتقالات در این نوع سازمان‌ها بیشتر به چشم می‌خورد.

با این وجود، شواهد اخیر نشان می‌دهد که توانایی فراگیری دانش در حین پروژه‌ها امری حیاتی است اما دست‌یابی به آن دشوار است. در یک پروژه هر فردی تنها قسمتی از کل داستان پروژه را می‌داند‌. دانش خلق شده در یک پروژه در حافظۀ همۀ اعضاء تیم پروژه پراکنده است اما هیچ یک مجموعۀ کاملی از دانش خلق شده را حفظ و نگه‌داری نمی‌کنند. سازمان‌ها می‌بایست با هدایت بازنگری‌های پساپروژه‌ای (پس از تکمیل یک پروژه)، به کسب دانش به دست آمده یا آموخته‌ها بپردازند. با این وجود، موفقیت بازنگری‌های پساپروژه‌ای اغلب به دلیل فقدان زمان کافی برای هدایت آن‌ها تضعیف می‌شود؛ زیرا بعضی از اعضاء تیم ممکن است به بخش‌های دیگر انتقال یابند و در پروژه‌های جدید درگیر شوند. سازمان‌های پروژه محور، یکی از راه‌های سریع و انعطاف‌پذیر مدیریت دانش هستند. انتصاب مجدد افراد یا حتی کل تیم پروژه از پروژه‌ای به پروژۀ دیگر در راستای انتقال دانش به دست آمده صورت می‌گیرد. این امر زمانی که نرخ گردش نیروی انسانی بالا باشد سازمان را آسیب‌پذیر خواهد ساخت. اعضاء تیم پروژه تمایل کمتری به تسهیم دانش دارند و این امر می‌تواند از حساسیت‌های تجاری، محدودیت‌های شرکت در رابطه با تسهیم اطلاعات و دانش و نیز این واقعیت که سازمان‌های همکار در یک پروژه ممکن است در موارد دیگر عملاً رقیب یکدیگر باشند، ناشی شود.