کتاب اصول نامه نگاری تجارت جهانی

کتاب اصول نامه نگاری تجارت جهانی نوشته‌ی محمد ابراهیم گوهریان، در جهت شناخت بهتر اصول و ابزار قدیم و جدید نامه‌های تجاری به رشته‌ی تحریر در آمده و مباحثی مانند تعریف و طبقه‌بندی نامه‌ها، روش نامه‌نویسی‌ها، اجزای استاندارد و اجزای اختیاری مکاتبات تجاری و ... را مورد بررسی قرار می‌دهد.

شیوه ایجاد ارتباط تجاری و نحوه نگارش مکاتبات تجاری از اهمیت و حساسیت خاصی برخوردار است. البته اگرچه انتخاب مناسب ابزار پیام رسانی تجاری در موفقیت مذاکرات و مکاتبات تجاری نقش شایان ذکری دارد اما همچنان شیوه و سبک مکاتبات تجاری از جایگاه قابل ملاحظه‌ای در توفیق یا عدم توفیق معاملات برخوردار است. به گونه‌ای که اگرچه در طی چند سال گذشته تغییراتی اساسی در نحوه استفاده از ابزار مختلف در انتقال اسناد و مکاتبات رخ داده اما همچنان آیین نگارش متون تجاری، چارچوب و اصول اولیه خود را حفظ نموده است.

استفاده از انواع نامه‌های پستی، تلکس، تلفن، نمابر و اخیراً پست الکترونیکی، هر یک کاربرد و مزیت خاص خود را دارا می‌باشند در حالی که تلفن همچنان به طور گسترده به عنوان وسیله‌ای برای انتقال اطلاعات و مذاکرات و چانه زنی‌های تجاری به کار می‌رود با این وجود در مواقعی که به انتقال متقابل اسناد امضا شده یا مصور نیاز باشد کماکان خدمات پستی دولتی یا خصوصی بین‌المللی (نظیر DHL و... ) یا فاکس کارساز هستند.

اما آیا صرف استفاده از این ابزارها شما را از فراگیری شیوه‌های مذاکرات تجاری و مکاتبات مربوطه بی‌نیاز می‌سازد؟ بدیهی است که پاسخ به این سوال منفی است و به کارگیری شیوه‌های نوین تجاری همزمان با فراگیری دانش فنی و مکانیزم نحوه استفاده از ابزارهای مربوط امری توأم است و فن مذاکره و مهارت در مکاتبه کاملاً متفاوت با علم اطلاع از نحوه به کارگیری تلفن یا فاکس می‌باشد.

اگر چه در حال حاضر امکان انتقال اطلاعات مصور و مکتوب با استفاده از یک دستگاه فاکس، در دو سوی جهان و مخابره نامه‌های طرفین با وضوح کامل وجود دارد، ولی بحث پست الکترونیکی و انتقال الکترونیکی اطلاعات تجاری و نهایتاً تجارت الکترونیکی نیز یکی از شیوه‌های نوین در تسهیل ارتباطات تجاری می‌باشد.

کتاب اصول نامه‌نگاری تجارت جهانی (Commercial correspondence) به تعریف نامه و نامه‌نگاری، پاسخ به استعلام‌ها و پیشنهادها، بسته‌بندی و ارسال کالا و ... می‌پردازد و نکاتی را که جهت مکاتبه با طرف تجاری لازم است، به شما آموزش می‌دهد.

در بخشی از کتاب اصول نامه‌نگاری تجارت جهانی می‌خوانیم:

مطالب نامه در پاراگراف‌های متعددی در متن نامه درج می‌گردد. تعداد پاراگراف‌ها مربوط به خصوصیات نامه است، به طور کلی برای هر موضوع و مطالب تازه، پاراگراف به خصوصی لازم است. باید در نظر داشت کاربرد پاراگراف‌ها همیشه به میل و سلیقه تهیه کننده نامه نیست.

اولین خط شروع هر پاراگراف در نامه‌های انگلیسی بین چهار تا شش فاصله ماشینی تورفتگی (indented) دارد. در هر حال معمول این است که پاراگراف‌های مختلف را با فاصله دو برابر عادی (double spacing) از هم جدا می‌نمایند.

توجه به در متن نامه از علامت & (و) نباید استفاده کرد مگر اینکه کاربرد آن برای شرکت (Co) با بیان شماره و عدد باشد، در هر صورت لازم است از واژه "and استفاده شود.

در روش‌های آمریکایی غالبأ نامه‌ها با حروف درشت تایپ می‌شوند و پاراگراف‌ها با دو برابر فاصله عادی از هم جدا می‌گردند و موقع شروع پاراگراف، تورفتگی (برای جلوگیری از اتلاف وقت) منظور نمی‌شود، ولی رعایت تورفتگی در پاراگراف‌ها جلوه خاصی به نامه می‌دهد. شروع اولین پاراگراف نامه با یک عبارت مناسب با اشاره کردن به مکاتبات قبلی در جالب کردن نامه خیلی مؤثر است. به همین ترتیب پاراگراف آخرنامه نیز با یک پایان جالب و مناسب و گیرا در ذهن خواننده تأثیر مطلوبی دارد. این مطلب اساسا به موضوع مورد بحث ارتباط دارد و نویسنده نامه اغلب اظهار امیدواری می‌کند که پاسخنامه، پیشنهاد با سفارشی را در اسرع وقت دریافت نماید.