کتاب صوتی برگزاری جلسات موثر به روش اساتید هاروارد

کتاب صوتی برگزاری جلسات موثر به روش اساتید هاروارد به شما می‌آموزد که چگونه جلسات کاری خود را مدیریت کرده و آن‌ها را سازنده و اثربخش به پایان برسانید.

اغلب شما در تعداد زیادی جلسه شرکت کرده‌اید که برگزار کننده یا به تعبیری کسی که جلسه را سازماندهی می‌کند، خود به هیچ عنوان منظم و سازمان یافته نبوده است. شاید این جلسه را برای اتخاذ تصمیمی مهم و سرنوشت‌ساز برگزار کرده است اما شوربختانه اطلاعات ضروری را برای آمادگی قبلی نفرستاده است، در نتیجه شما تمام جلسات را به مرور سطحی داده‌ها گذرانده‌اید و احتمالاً به تصمیم مورد نظر توجه کمی داشته‌اید.

شاید هم مجموعه اطلاعات موردنظر را پیشتر فرستاده اما نمی‌دانسته که بهتر است رهبر تیم را هم دعوت کند. با اینکه انتخاب و تصمیم‌گیری نهایی باید از سوی این شخص تأیید شود. شاید صرفاً همه افراد را برای طوفان فکری فراخوانده اما هیچ‌کس واقعاً ایده‌ای نداشته و در نتیجه هنگامی که هر یک از اعضای جلسه به شکل پنهانی شروع به پاسخگویی به پیام‌های تلفنی‌شان می‌کنند گفتگو بدون نتیجه موردنظر به پایان می‌رسد یا شاید هر یک از اعضا ایده‌های خوبی در طول جلسه بیان کرده باشند اما فراموش کرده که آن‌ها را پس از جلسه پیگیری کند.

همه شما به خوبی می‌دانید که اداره جلسه‌ای موفق نیازمند فعالیت بسیار، پیش و پس از برگزاری جلسه است. اما اغلب به خطا بر این باورید که می‌توانید جلسه را تنها با برخورداری از یک ایده کلی از آنچه باید در موردش گفتگو کنید پیش ببرید.

چه فردی تازه‌کار برای مدیریت یک جلسه باشید چه مدیری باتجربه و با مشغله فراوان، آموختن چگونگی هدایت یک جلسه ایده‌آل و مؤثر بسیار مهم و ضروری است. جلسات و نشست‌های سازنده می‌توانند نقش تعیین کننده‌ای برای فعالیت‌های مهمی مانند رفع مشکلات، برقراری ارتباط، برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها، تصمیم‌گیری اثربخش و الهام‌بخش برای یک تیم باشند.

شنیدن این کتاب صوتی به شما کمک می‌کند تا اصولی همچون؛ ایجاد یک دستور جلسه کاربردی، اطمینان از شنیده شدن حرف‌های همه حاضران و جلوگیری از درگیری و بروز اختلاف، دعوت از افراد مرتبط برای شرکت در جلسه و استفاده از ایده‌ها، تصمیم‌گیری صحیح و پیگیری وظایف محول شده به افراد را بیاموزید.

شنیدن کتاب صوتی برگزاری جلسات مؤثر به روش اساتید هاروارد به چه کسانی پیشنهاد می‌شود؟

ممکن است اینگونه تصور شود که این توصیه‌ها بیشتر برای کسانی مفید است که در مقام رهبری و مدیریت ارشد یک شرکت قرار دارند، اما مدیریت سازنده یک جلسه، مهارتی است که همه افراد، از پایین‌ترین تا بالاترین جایگاه مدیریتی باید فراگیرند.

در بخشی از کتاب صوتی برگزاری جلسات مؤثر به روش اساتید هاروارد می‌شنویم:

کار شما به عنوان رهبر جلسه پس از جمع‌بندی گردهمایی‌تان به پایان نمی‌رسد. شما باید گفتگو و تصمیم‌گیری‌های جلسه را به اقداماتی پس از آن تبدیل کنید.

بعد از به پایان رساندن جلسه‌ای موفق باید یک یادداشت برای پیگیری آن بنویسید تا آنچه را به انجام رسانده‌اید به شرکت‌کنندگان گوشزد کنید. تصمیم‌های کلیدی را به گوش تمام ذی‌نفعان برسانید و اطمینان یابید که همگی پیام یا اطلاعاتی یکسان دریافت کرده‌اند.

پیتر دروکر که استاد و نظریه‌پرداز مدیریت است، یک بار اشاره کرد که آلفرد پی. اس. لون مدیرعامل مشهور جنرال موتورز به دلیل یادداشت‌های مختصر، شفاف و قدرتمندی که برای پیگیری جلسات تنظیم می‌کرد به مدیری درخشان تبدیل شد.

برای اینکه یادداشت پیگیری جلسه، اثربخش باشد باید جزئیات کاری را که انجام شده، براساس نکات ثبت شده روی تخته و یادداشت‌هایی که شما یا کاتب در حین جلسه برداشته‌اید، مرتب کنید.